Verimsizliğin maliyeti nedir? Satın almadan önce hesaplayın.

Bir ürüne baktığımda sadece “Fiyatı nedir?” diye sormuyorum. Ayrıca şunu da soruyorum: "Kullanmanın, bakımının, değiştirmenin ve yönetmenin bana maliyeti nedir?" Düşük bir satın alma fiyatı, günlük gecikmeleri, tekrarlanan onarımları, ekstra işçiliği, eğitim süresini veya kötü sonuçları gizleyebilir. Bu maliyetler faturada görünmeyebilir ancak satın alma işleminin toplam değerini etkileyebilir. Satın almadan önce ürünü çevreleyen işi ölçmeye çalışırım. ## Satın alma fiyatı maliyetin yalnızca bir kısmıdır İki ofis yazıcısı hayal edin. Yazıcı A'nın maliyeti 180 dolar. Yazıcı B'nin maliyeti 320 dolardır. İlk bakışta Yazıcı A'nın bütçesi daha uygun görünüyor. Daha yakından bakıldığında fark değişir: - Yazıcı A daha yavaş yazdırır. - Mürekkep kartuşlarının sık sık değiştirilmesi gerekir. - Personel kağıt sıkışmalarını gidermek için daha fazla zaman harcar. - Cihazın daha az kullanışlı ayarı var. - Onarımlar dışarıdan destek gerektirir. Yazıcı B'nin başlangıçta maliyeti daha yüksektir ancak kesintileri ve rutin bakımı azaltabilir. Daha iyi seçim, yalnızca ürün sayfasında gösterilen numaraya değil, fiili kullanıma da bağlıdır. Yazılım, araç, gereç ve iş ekipmanlarında da benzer durumlar gördüm. İnsanlar daha fazla zaman harcadıklarında daha ucuz bir seçenek pahalı hale gelebilir. ## Rutin görevlere harcanan zamanı ölçün Zamanın gözden kaçırılması kolaydır çünkü her zaman ayrı bir gider olarak görülmez. Satın almadan önce şunu soruyorum: - Kurulum ne kadar sürüyor? - Kullanıcıların ne kadar eğitime ihtiyacı olacak? - Normal bir görev için kaç adım gereklidir? - Çalışanların aynı verileri birden fazla girmesi gerekecek mi? - Birisi bir sorunu çözmek için ne sıklıkla asıl işini durdurur? Beş dakika süren bir görev küçük görünebilir. Eğer on çalışan bunu günde altı kez tamamlarsa, bu her gün beş saate denk gelir. Basit bir hesaplama yardımcı olabilir: Günlük zaman maliyeti = Görev başına ekstra dakika × Görev sayısı × Kullanıcı sayısı Daha sonra bu süreyi, ilgili kişilerin saatlik maliyetiyle karşılaştırabilirsiniz. Sonuç, satın alma sürecinde gizlenen bir maliyeti ortaya çıkarabilir. ## Hataların maliyetine bakın Verimsiz ürünler genellikle gecikmelerden daha fazlasını yaratır. Hatalara yol açabilirler. Zor bir sistem aşağıdakilere neden olabilir: - Yanlış siparişler - Yinelenen kayıtlar - Kaçırılan randevular - Yanlış stok sayımları - Gecikmiş müşteri yanıtları - Tekrarlanan işler Etkisi işe bağlıdır. Kişisel bir projedeki küçük bir hata yalnızca birkaç dakikanın boşa gitmesine neden olabilir. Bir depoda, klinikte veya hizmet şirketinde yapılan bir hata birçok kişiyi etkileyebilir ve düzeltilmesi daha fazla çalışma gerektirebilir. Bir karar vermeden önce gerçekçi bir gösteri istemeye çalışırım. Sadece en kolay özelliğini izlemiyorum. Normal bir görevi, bir düzeltmeyi ve ortak bir sorunu test ediyorum. Bu bana ürünün normal bir iş günü boyunca nasıl performans gösterebileceğine dair daha iyi bir görüş sağlıyor. ## Destek ve bakım maliyetini kontrol edin Her ürün belirli düzeyde bakıma ihtiyaç duyar. Destek koşullarını okuyun ve şunları kontrol edin: - Hangi yardım dahildir? - Telefon, e-posta veya sohbet seçenekleri mevcut mu? - Destek belirli bir süre ile sınırlı mıdır? - Tamir ücretleri nedir? - Parçaların veya aboneliklerin ne sıklıkla yenilenmesi gerekir? - İnternet bağlantısı kesilirse ürün çalışabilir mi? - Tedarikçi anlaşılır kurulum talimatları sağlıyor mu? Bir ürün bugünkü ihtiyaçlarınızı karşılayabilir ancak desteğe ulaşmanın zor olması veya yedek parçaların temin edilmesinin zor olması durumunda daha sonra sorun yaratabilir. Ayrıca tedarikçinin bu maliyetleri sade bir dille açıklayıp açıklamadığını da kontrol ediyorum. Temel ücretleri bulmak zorsa, bunu satın almadan önce daha fazla soru sormak için bir neden olarak görüyorum. ## Zaman içindeki tam maliyeti karşılaştırın Toplam maliyet şunları içerebilir: - Satın alma fiyatı - Teslimat ve kurulum - Eğitim - Abonelikler - Sarf malzemeleri - Onarımlar - Personel süresi - Veri taşıma - Değiştirme maliyetleri - Atma veya çıkarma Temel bir karşılaştırma şu formülü kullanabilir: Toplam maliyet = Satın alma fiyatı + İşletme maliyetleri + İşçilik maliyeti + Onarım maliyeti − Beklenen tasarruf Tahminin mükemmel olması gerekmez. Yalnızca sağlam bir seçimi destekleyecek kadar gerçekçi olması gerekir. Örneğin küçük bir şirket iki müşteri hizmetleri platformunu karşılaştırabilir. Birinin aylık ücreti daha düşük, diğeri ise manuel veri girişini azaltıyor. Daha düşük ücretli platform, bir çalışanın yönetim için her gün fazladan 30 dakika harcamasını gerektiriyorsa aylık tasarruf ortadan kalkabilir. ## Ürünü kimin kullanacağını sorun Bir ürün bir kişi için iyi sonuç verebilirken, başka biri için sürtüşme yaratabilir. Gerçek kullanıcılara dikkat ederim: - Gerekli teknik becerilere sahipler mi? - Uzun bir eğitim almadan ana fonksiyonları öğrenebilirler mi? - Çalıştıkları yerlerden ürüne ulaşabiliyorlar mı? - Kontrollerin anlaşılması kolay mı? - Ürün kullandıkları dili ve dosya türlerini destekliyor mu? Kullanıcı geri bildirimleri burada önemlidir. Sadece bütçeyi onaylayan kişiyle değil, ürünü her gün kullanacak kişilerle konuşmayı tercih ediyorum. Deneyimleri genellikle ürün açıklamalarında eksik olan küçük sorunları ortaya çıkarır. ## Büyük bir taahhütte bulunmadan önce test edin Bir deneme, numune, kısa sözleşme veya küçük sipariş belirsizliği azaltabilir. Test sırasında şunları kaydediyorum: - Ortak görevler için gereken süre - Hata sayısı - Kullanıcıların sorduğu sorular - Destek gerektiren sorunlar - İşi tamamlamak için gereken ekstra araçlar - Çıktı kalitesindeki değişiklikler Ürünü normal koşullar altında da test ediyorum. Kısa bir tanıtım sırasında işe yarayan bir araç, birkaç haftalık düzenli kullanımdan sonra farklı bir his uyandırabilir. Bir deneme gelecekteki tüm maliyetleri tahmin edemez ancak ürünün insanların gerçekte çalışma şekline uyup uymadığını gösterebilir. ## Tasarrufla ilgili iddialara dikkat edin Bir tedarikçi, bir ürünün zamandan tasarruf sağladığını veya işletme maliyetlerini düşürdüğünü söyleyebilir. Bu iddia, personelin deneyimi, sipariş hacmi, iş akışı tasarımı veya mevcut ekipman gibi koşullara bağlı olabilir. İddianın ardındaki ayrıntıları arıyorum: - Tasarruf nasıl ölçüldü? - Ne tür bir müşteri dahil edildi? - Hangi görevler karşılaştırıldı? - Kurulum ve eğitim maliyetleri dahil miydi? - Örnek benim durumumla eşleşiyor mu? Spesifik kanıtlar geniş bir vaatten daha faydalıdır. Açık bir hesaplama, beklenen sonucun gerçekçi olup olmadığına karar vermeme yardımcı olur. ## Kötü seçim yapmanın maliyetini düşünün Yanlış ürünü satın almak ikinci bir maliyet grubu oluşturabilir. Aşağıdakileri yapmanız gerekebilir: - Bir sözleşmeyi iptal etmek - Verileri başka bir sisteme taşımak - Personeli yeniden eğitmek - Bağlı araçları değiştirmek - Müşterilere gecikmeleri açıklamak - Kullanılmayan ekipmanı satmak veya imha etmek Bu, her satın alma işleminin uzun bir onay sürecine ihtiyaç duyduğu anlamına gelmez. Bu, riskin kararın boyutuyla eşleşmesi gerektiği anlamına gelir. Küçük, düşük maliyetli bir ürün için hızlı bir karşılaştırma yeterli olabilir. Günlük operasyonları etkileyen ekipman veya yazılımların uzun vadeli etkilerini kontrol etmeye daha fazla zaman ayırırım. Daha düşük bir fiyat faydalı olabilir. Düzenli gecikmeler, fazladan iş ve önlenebilir onarımlar getirdiğinde daha az kullanışlı hale gelir. Satın almadan önce faturadan daha fazlasını karşılaştırırım. Zamana, hatalara, desteğe, bakıma, ürünü kullanacak kişilere bakıyorum. Kısa bir hesaplama ve pratik bir test, gözden kaçırılması kolay maliyetleri ortaya çıkarabilir. En iyi seçim her zaman en düşük fiyata sahip olan ürün değildir. Maliyet, iş yükü, güvenilirlik ve beklenen sonuçlar arasında makul bir uyum sağlayan seçenektir.

Düşük bir satın alma fiyatı, bir çözümün çekici görünmesini sağlayabilir. Tasarı genellikle uygulama başladıktan sonra büyür. Ekiplerin abonelik ücretlerini karşılaştırdığını, en düşük teklifi seçtiğini ve daha sonra ücretli entegrasyonlara, personel eğitimine, veri temizlemeye, ekstra depolamaya ve dışarıdan desteğe ihtiyaç duyduklarını keşfettiklerini gördüm. Orijinal fiyat görüldü. Etrafındaki iş değildi. Bir sonraki çözümünüzü seçmeden önce, onu kullanmanın tam maliyetini hesaplayın. ## Satın alma fiyatının ötesine bakın Bir çözüm, çeşitli modeller üzerinden ücret alabilir: - Aylık veya yıllık abonelik ücretleri - Kullanıcı bazlı fiyatlandırma - Kurulum veya geçiş ücretleri - API ve entegrasyon ücretleri - Depolama ve veri aktarım maliyetleri - Premium destek planları - Eğitim ve katılım hizmetleri - Yenileme fiyatı değişiklikleri - İptal veya veri dışa aktarma ücretleri Test için düşük bir giriş fiyatı faydalı olabilir. Mali resmin tamamını göstermez. Genellikle üç sütunlu basit bir maliyet tablosu oluştururum: | Maliyet kalemi | Beklenen miktar | İşi kim sağlıyor? | |---|---:|---| | Yazılım ücreti | $___ | Satıcı | | Kurulum | $___ | Satıcı veya dahili ekip | | Veri taşıma | $___ | Dahili ekip | | Personel eğitimi | $___ | Dahili ekip | | Entegrasyon | $___ | Geliştirici veya ajans | | Destek | $___ | Satıcı veya dahili ekip | | Kesinti riski | $___ | İş ekibi | Bu sayfa belirsiz endişeleri satıcıların cevaplayabileceği sorulara dönüştürüyor. ## Etkilenen kişileri sayın Bir çözüm nadiren yalnızca onu satın alan kişiyi etkiler. Satış ekiplerinin yeni iş akışlarına ihtiyacı olabilir. Finans'ın güncellenmiş raporlara ihtiyacı olabilir. Yöneticiler verileri kontrol etmek için zaman harcayabilir. Müşteriler yanıt sürelerinde veya hizmet seçeneklerinde değişiklikler görebilir. Her grup için gereken saatleri ölçüyorum. Örneğin: - 12 çalışan üç saatlik bir eğitim oturumuna katılıyor - 2 yönetici 20 saatini yeni süreci gözden geçiriyor - 1 uzman veri taşımak için 40 saat harcıyor - 1 geliştirici sistemi mevcut araçlara bağlamak için 30 saat harcıyor Bu, çözümün tamamen kullanılmasından 126 saat önce. İş ayrı bir fatura olarak görünmese bile bu saatleri dahili saatlik maliyetle çarpın. Yazılım ücretlerinde 5.000 ABD doları tasarruf sağlayan bir çözüm, şirket içi çalışmalarda 8.000 ABD doları yaratabilir. Daha düşük teklif, daha düşük maliyet değildir. ## İmzalamadan önce entegrasyonu kontrol edin Entegrasyon sorunları genellikle sözleşme imzalandıktan sonra ortaya çıkar. Satıcıdan şunları açıklamasını isteyin: - Hangi araçlar özel çalışma olmadan bağlanır - Hangi özellikler bir API gerektirir - API erişiminin dahil edilip edilmediği - Bağlantıda kaç kayıt taşınabilir - Bağlantı başarısız olduğunda ne olur - Hataları kim düzeltir - Veri güncellemelerinin gerçek zamanlı olup olmadığı - Entegrasyonun ekstra bir ücret taşıyıp taşımadığı Bir pazarlama platformu bir müşteri veritabanına bağlanabilir ancak bu, bağlantının ekibinizin ihtiyaç duyduğu her alanı destekleyeceği anlamına gelmez. Bir satış ekibi yine de verileri elle kopyalayabilir, bu da fazladan iş yapılmasına ve hatalara daha fazla yer açılmasına neden olabilir. Gerçek örnek verilerle yapılan küçük bir testi tercih ederim. Bir ürün gösterimi, sistemin kontrollü koşullar altında neler yapabileceğini gösterir. Test, kayıtlarınız, izinleriniz ve günlük süreçlerinizle neler yapabileceğini gösterir. ## Taşıma işini dikkatlice inceleyin Verileri taşımak basit bir yükleme değildir. Eski dosyalar şunları içerebilir: - Yinelenen müşteri kayıtları - Eksik iletişim bilgileri - Farklı tarih biçimleri - Eski ürün adları - Kullanılmayan alanlar - Yanlış yerde saklanan notlar - Aktarımdan önce onaylanması gereken kayıtlar Bir sağlayıcı seçmeden önce, verileri kimin temizleyeceğini, alanları haritalandıracağını, geçişi test edeceğini ve sonuçları onaylayacağını sorun. 50.000 müşteri kaydını taşıyan bir işletmenin birkaç inceleme turuna ihtiyacı olabilir. Satıcı kayıt, dosya boyutu veya taşıma girişimine göre ücret alırsa maliyet hızla artabilir. Ben de yeni sistemden örnek ihracat rica ediyorum. Şirket kendi verilerini kullanılabilir bir formatta alamazsa, işletme daha sonra araçları değiştirdiğinde sorunla karşılaşabilir. ## Personelin benimseme maliyetini ölçün Bir çözüm yalnızca insanlar onu doğru şekilde kullandığında değer yaratır. Bazı takımların kısa bir tanıtıma ihtiyacı vardır. Diğerlerinin rol bazlı eğitime, yazılı kılavuzlara, uygulama oturumlarına ve sürekli yardıma ihtiyacı var. Aradaki fark iş akışına, kullanıcı sayısına ve yeni sistemin günlük görevleri ne kadar değiştirdiğine bağlıdır. Şu soruları sorun: 1. Kaç kişinin eğitime ihtiyacı var? 2. Her oturum ne kadar sürecek? 3. Yeni çalışanların ayrı bir eğitime ihtiyacı olacak mı? 4. Lansmandan sonra soruları kim yanıtlıyor? 5. Satıcı eğitim materyalleri sağlıyor mu? 6. Verilen fiyata eğitimler dahil mi? 7. Benimseme düşük kalırsa ne olur? Yetersiz benimseme sessiz bir maliyet yaratabilir. Çalışanlar elektronik tablolara, e-postaya veya manuel notlara dönebilir. Şirket daha sonra eski süreci korurken yeni çözüm için ödeme yapıyor. ## Hesaplamaya aksama süresini ekleyin Her değişiklik bir ayarlama süresi yaratır. Siparişlerin işlenmesi daha uzun sürebilir. Taşıma sırasında raporlar kullanılamayabilir. Destek ekibinin müşteri sorularını yanıtlamak için ekstra zamana ihtiyacı olabilir. Bu etkiler birkaç saat veya birkaç hafta sürebilir. Üç durum tahmin ediyorum: - Düşük aksama - Beklenen aksama - Yüksek aksama Her bir durum için satış, hizmet, üretim ve personel zamanı üzerindeki olası etkileri kaydediyorum. Basit bir formül yardımcı olabilir: Tahmini kesinti maliyeti = çıktı kaybı + ekstra işçilik + müşteri hizmetleri maliyeti Sayı mükemmel olmayacaktır. Ekibe riske ilişkin ortak bir görüş sağlar. Her ay 2.000 ABD doları tasarruf sağlayan bir çözüm, eğer aceleye getirilen bir lansman bir haftalık iş kaybına neden oluyorsa yine de kötü bir seçim olabilir. ## Yenileme şartlarını okuyun Başlangıç ​​fiyatı sözleşmenin yalnızca bir kısmını oluşturur. İnceleme: - Yenileme tarihleri ​​- Fiyat ayarlama kuralları - Minimum sözleşme süresi - Kullanıcı artış ücretleri - Depolama sınırları - Destek değişiklikleri - Erken iptal koşulları - Veri dışa aktarma ücretleri - Otomatik yenileme ayarları Satıcıdan, gerçekçi kullanıcı büyümesi altında 12, 24 ve 36 ay sonra fiyatın nasıl görüneceğini göstermesini isteyin. Bir ekip 20 kullanıcıyla başlayıp bir yıl içinde 60 kullanıcıya ulaşabilir. Kullanıcı tabanlı bir plan, şirket yeni departmanlar eklemese bile bütçeyi değiştirebilir. Ayrıca sağlayıcıda kalma maliyetini ayrılma maliyetiyle karşılaştırıyorum. Değiştirilmesi zor bir çözüm iş esnekliğini azaltabilir. ## Riski spekülasyondan ayırın Olası her maliyet aynı ağırlığı hak etmez. Her bir öğeyi şu şekilde derecelendiriyorum: - Olasılık - Olası mali etki - Kontrol kolaylığı - Yanıt vermek için gereken süre Örneğin, ücretli desteğin bilinen bir maliyeti olabilir. Olası bir dava veya büyük bir kesinti, temel bir karşılaştırma için fazla belirsiz olabilir; ancak ekibin yine de satıcının destek ve güvenlik koşullarını incelemesi gerekir. Bu yaklaşım değerlendirmenin pratik olmasını sağlar. Bütçede gerçek risklere yer verirken korkunun kararı kontrol etmesini önler. ## Basit bir toplam maliyet formülü kullanın Ben bu yapıyı kullanıyorum: İnceleme süresi boyunca toplam maliyet = satın alma ücretleri + kurulum + dahili işçilik + entegrasyon + eğitim + destek + bakım + kesinti + çıkış maliyeti İnceleme süresi 12, 24 veya 36 ay olabilir. Sözleşmeye ve çözümün beklenen ömrüne uygun bir dönem seçin. Daha sonra toplam maliyeti beklenen iş değeriyle karşılaştırın. Olası değer ölçümleri şunları içerir: - Her ay tasarruf edilen saatler - Daha düşük hata oranları - Daha hızlı müşteri yanıtı - Daha fazla tamamlanan siparişler - Daha düşük destek iş yükü - Daha iyi raporlama - Daha az manuel giriş Değer tahminini mevcut verilere dayalı tutun. Ekip her ay 1.000 isteği işliyorsa bu sayıyı kullanın. Kaydedilen her dakikanın yeni gelire dönüşeceğini varsaymaktan kaçının. ## Pratik bir örnek 25 kişilik bir hizmet şirketinin iki müşteri yönetimi aracını karşılaştırdığını hayal edin. Araç A - Yazılım ücreti: Aylık 900 ABD Doları - Kurulum: 2.000 ABD Doları - Veri taşıma: 3.500 ABD Doları - Entegrasyon çalışması: 4.000 ABD Doları - Eğitim: 2.400 ABD Doları - Dahili işçilik: 5.000 ABD Doları - Destek: Yıllık 1.200 ABD Doları Tahmini ilk yıl maliyeti: 29.900 ABD Doları Araç B - Yazılım ücreti: Aylık 1.400 ABD Doları - Kurulum: 1.000 ABD doları - Veri taşıma: dahil - Entegrasyon çalışması: 1.500 ABD doları - Eğitim: dahil - Dahili işçilik: 2.000 ABD doları - Destek: dahil Tahmini ilk yıl maliyeti: 22.300 ABD doları Araç A'nın aylık fiyatı daha düşüktür. Araç B'nin ilk yıl maliyeti daha azdır çünkü daha az iç iş yaratır. Ekibin yine de ikinci ve üçüncü yılları kontrol etmesi gerekiyor. Düşük kurulum ücretinin ardından daha yüksek yenileme ücretleri gelebilir. Daha yüksek bir aylık ücret, gelecekteki harcamaları azaltan özellikleri de içerebilir. Doğru seçim, teklifin tek satırına değil, dönemin tamamına bağlıdır. ## Yazılı bir maliyet haritası isteyin Bir çözümü onaylamadan önce satıcıdan şunları onaylamasını isterim: - Gerekli her ücret - İş akışımız için gereken her isteğe bağlı özellik - Kullanıcı ve depolama sınırları - Entegrasyon koşulları - Destek yanıt süreleri - Geçiş sorumlulukları - Eğitim kapsamı - Yenileme kuralları - İhracat ve iptal koşulları Yanıtları teklifle birlikte saklıyorum. Sözlü vaatlerin daha sonra onaylanması zor olabilir. Satıcı bir maliyeti açıkça açıklayamadığında bunu bilinmiyor olarak işaretleyip makul bir tahmin belirlerim. Bilinmeyen bir maliyet sıfır olarak değerlendirilmemelidir. En güçlü satın alma kararı her zaman en ucuz teklifi veren karar değildir. İşletmenin ne kadar ödeyeceğini, ekibin ne gibi işler sağlaması gerektiğini, lansman sonrasında nelerin değişebileceğini gösterendir. Net bir maliyet incelemesi bütçeyi korur ve ekibe günlük işlere uygun bir çözüm seçme şansı verir. Price tartışmayı başlatır. Toplam maliyet buna rehberlik etmelidir.

Bir satın alma kararı “Maliyeti ne kadar?” diye başlamamalı. Farklı bir soruyla başlıyorum: Hiçbir şey yapmazsam ne olacak? Birçok alıcı, teklifte gösterilen fiyata odaklanır. Bu sayıyı görmek, karşılaştırmak ve tartışmak kolaydır. Beklemenin maliyeti daha az görünür. Kayıp satışlar, tekrarlanan onarımlar, personel zamanı, kaçırılan son teslim tarihleri, müşteri şikayetleri veya hiçbir zaman tamamlanamayan işler nedeniyle ortaya çıkabilir. Hiçbir şey yapmamak hâlâ bir karardır. Sadece daha az belirgin bir fiyatı var. Bir satın alma işlemini incelerken iki yolu karşılaştırırım: - Harekete geçmenin maliyeti - Mevcut durumu korumanın maliyeti Bu, her sorunun yeni bir ürün veya hizmete ihtiyaç duyduğu anlamına gelmez. Bu, kararın korku, baskı ya da düşük manşetten ziyade kanıtlara dayanması gerektiği anlamına geliyor. Basit bir işlem kullanıyorum. 1. Mevcut sorunu anlatın Bugün olanları yazıyorum. Yararlı bir açıklama şunları içerir: - Sorunun ne sıklıkta ortaya çıktığı - Kimin bununla uğraşmak için zaman harcadığı - Hangi işin geciktiği - Müşterilerin veya ekip üyelerinin neler yaşadığı - Hangi araçların veya süreçlerin halihazırda kullanıldığı - Sorunun hangi bölümlerinin doğrulanmış gerçekler olduğu Örneğin, "Ekibimizin daha iyi bir sisteme ihtiyacı var" ifadesi çok geniş kapsamlıdır. Daha açık bir versiyon şöyle olabilir: "Satış personelimiz her gün yaklaşık 40 dakikasını iki araç arasında müşteri ayrıntılarını kopyalamak için harcıyor. Bazı kayıtlar eksik ve yöneticiler aynı bilgileri haftada bir defadan fazla inceliyor." İkinci açıklama bana ölçebileceğim bir şey veriyor. 2. Kayıp zamanı işletme maliyetine dönüştürün Zamanın, fatura olmasa bile bir maliyeti vardır. Beş çalışanın her biri günde 40 dakikayı tekrarlanan işlere harcıyorsa, işletme her gün üç saatten fazla ekip kapasitesini kaybeder. Bir aydan fazla bir sürede bu, onlarca saate kadar sürebilir. Maliyeti şu basit formülle tahmin edebilirim: Kayıp saat × iş günü × saatlik personel maliyeti = tahmini zaman maliyeti Saatlik personel maliyeti, ücretleri ve işveren masraflarını içerebilir. Başlangıçta kesin olması gerekmez. Makul bir tahmin, konuyu göz ardı etmekten daha faydalıdır. Aynı yöntem aşağıdakiler için de geçerli olabilir: - Manuel veri girişi - Tekrarlanan müşteri desteği - Ekipman kesintisi - Hatalardan kaynaklanan yeniden çalışma - Gecikmiş sipariş işleme - Kaçırılan takipler - Ekstra yönetim kontrolleri Tahmini dürüst tutuyorum. Rakamlar belirsizse, bir tahmini gerçekmiş gibi sunmak yerine bir aralık gösteririm. 3. Gelir üzerindeki etkiyi ölçün Bazı maliyetler, doğrudan harcamalar yerine kaçırılan fırsatlar olarak görünür. Yavaş yanıt, potansiyel müşterinin başka bir tedarikçiyi seçmesine neden olabilir. Arızalı bir rezervasyon işlemi, randevuların kullanılmamasına neden olabilir. Belirsiz bilgiler içeren bir ürün sayfası, destek taleplerini artırabilir ve tamamlanan siparişleri azaltabilir. Soruyorum: - Her ay kaç soru geliyor? - Kaç tanesi müşteri oldu? - İnsanlar nerede durur? - Bir satışın ortalama değeri nedir? - Mevcut sorundan kaç satış etkilenebilir? Kaçırılan her satışın tek bir sorundan kaynaklandığını iddia etmiyorum. Müşteri mesajlarında, web sitesi verilerinde, personel geri bildirimlerinde ve satış kayıtlarında kalıplar ararım. Dönüşümdeki küçük bir düşüş, büyüyen bir şirket için önemli olabilir. İstikrarlı bir süreç, daha ucuz bir satın alma fiyatından daha önemli olabilir. 4. Onarım, gecikme ve risk maliyetlerini ekleyin Mevcut seçenek, ekstra maliyetlerin tüm yıla yayılması nedeniyle uygun görünebilir. Şunları kontrol ederim: - Onarım faturaları - Yedek parçalar - Hizmet ücretleri - Ekstra yazılım abonelikleri - Fazla mesai - Eğitim süresi - Teslimat gecikmeleri - Geri ödemeler veya krediler - Veri düzeltme - Güvenlik veya uyumluluk çalışmaları Eski bir yazıcı, makine veya yazılım sistemi bulunduran bir işletme, bir ayda çok az, bir yılda ise çok daha fazla harcama yapabilir. Yeni parçanın satın alma fiyatı karşılaştırmanın yalnızca bir kısmıdır. Risk aynı zamanda dikkatli bir tedavi gerektirir. Hiçbir zaman gerçekleşmeyecek bir olaya dramatik bir değer vermekten kaçınırım. Olası etkiyi kaydediyorum, mevcut kanıtlara dayanarak şansı tahmin ediyorum ve tahminin sınırlarını açıklıyorum. 5. Seçenekleri aynı dönemde karşılaştırın Her iki yolu da 12 ay, 24 ay veya başka bir yararlı dönem boyunca karşılaştırıyorum. "Satın alma" tarafı şunları içerebilir: - Satın alma veya kurulum maliyeti - Abonelik ücretleri - Personel eğitimi - Geçiş işi - Bakım - Entegrasyon - Destek "Hiçbir şey yapmama" tarafı şunları içerebilir: - Kayıp personel saatleri - Mevcut onarım maliyetleri - Gecikmiş iş - Kayıp satışlar - Müşteri hizmetleri maliyetleri - Bilinen fiyat artışları - Ekip tarafından kullanılan geçici çözümler Bu karşılaştırma genellikle konuşmayı değiştirir. İlk gün pahalı görünen bir satın alma, mevcut maliyetin her ay devam etmesi durumunda makul olabilir. Düşük maliyetli bir araç, eğitim, destek ve değiştirme ihtiyaçları dahil edildiğinde daha az uygun görünebilir. 6. Bir karar noktası belirleyin Konunun açık kalmasına izin vermek yerine, karara net bir inceleme tarihi veriyorum. Bu tarihten önce eksik bilgileri toplarım, süreci kullanan kişilerle konuşurum ve tedarikçinin net ayrıntılarını talep ederim. Sözleşme şartlarını, yenileme kurallarını, destek kapsamını, veri erişimini ve iptal koşullarını kontrol ediyorum. Ayrıca daha küçük bir adımın nasıl görüneceğini de soruyorum. Sınırlı bir deneme, süreç değişikliği veya onarım, büyük bir taahhüt oluşturmadan sorunun bir kısmını çözebilir. Tedarikçi, ürünün ne yaptığını, ne yapmadığını, hangi maliyetlerin ayrı ayrı olduğunu açıklayabilmelidir. Büyük bir söz yerine net bir cevabı tercih ederim. Yararlı bir örnek günlük iş operasyonlarından verilebilir. Küçük bir perakendeci, yeni sistemin kurulum ve personel eğitimi gerektirmesi nedeniyle eski stok sistemini değiştirmeyi geciktirebilir. Mevcut sistem daha ucuz görünüyor. İşin sahibi, işi takip ettikten sonra personelin her hafta birkaç saatini stok kayıtlarını düzeltmek ve siparişleri elle kontrol etmek için harcadığını fark etti. İşletme sahibi daha sonra değiştirme maliyetini bir yıllık personel zamanı kaybı ve stok hatalarıyla karşılaştırır. Yalnızca ön fiyata değil, resmin tamamına dayandığı için karar vermek daha kolay hale gelir. Sırf beklemek rahatsız hissettirdiği için satın almıyorum. Ayrıca bir satın alma işleminin görünür bir fiyatı var diye geciktirmiyorum. Mevcut sorunun halihazırda ne kadara mal olduğunu ölçüyorum, varsayımları test ediyorum, pratik seçenekleri karşılaştırıyorum ve uygun olduğunda daha küçük bir çözüme yer bırakıyorum. Doğru bir karar, satın alma, onarım, süreç değişikliği veya henüz hiçbir işlem yapılmamasına yol açabilir. Önemli olan "hiçbir eylemde bulunmamanın" gerçekte ne kadara mal olduğunu bilmektir.

Yalnızca fiyatı kontrol ettiğimde birçok yatırım kararı uygun görünüyor. Gizli maliyet genellikle kararın verildiği zamanda ortaya çıkar: sağlayıcıların karşılaştırılması, ücretlerin gözden geçirilmesi, alışılmadık terimlerin öğrenilmesi, evrak işlerinin yönetilmesi ve satın alma sonrasında hataların düzeltilmesi. Eğer bu süreyi göz ardı edersem, maliyeti beklenenden daha yüksek olan bir seçeneği tercih edebilirim. Basit bir zaman denetimi, belirsiz bir kayıp hissini net bir tasarruf tahminine dönüştürebilir. ### 1. Harcamadan önce zamanı takip edin Yatırım veya satın alma ile bağlantılı her görevi yazıyorum. Bu şunları içerebilir: - Sağlayıcıları araştırmak - Özellikleri karşılaştırmak - Ücret tarifelerini okumak - Belgeleri hazırlamak - Hesap oluşturmak - Hizmetin nasıl kullanılacağını öğrenmek - Takip sorularını yanıtlamak - Önlenebilir hataları düzeltmek Zamanı kaba tahminler yerine dakikalar halinde kaydederim. "Sadece birkaç dakika" gibi gelen bir görev, bir ay boyunca birkaç saat sürebilir. Örneğin, 45 dakikamı seçenekleri karşılaştırarak, 30 dakikamı terimleri okuyarak ve bir saat daha kurulumla ilgilenerek geçirebilirim. Görünür fiyat 300 dolar olabilir ama karar aynı zamanda çalışma süremin iki saatinden fazlasını tüketti. ### 2. Kaybedilen zamana makul bir değer verin. Her dakikaya duygusal bir bedel yüklememe gerek yok. Pratik bir tahmin kullanıyorum. Ücretli iş için saatlik ücretimi kullanabilirim. Saatte 30 dolar kazanırsam ve bir yatırım kararı için beş saat harcarsam, zaman maliyeti yaklaşık 150 dolar olur. Kişisel görevler için, bu zamanı yapabileceğim yararlı bir şeyle karşılaştırabilirim: - Müşteri işlerini tamamlamak - Uzun bir iş gününün ardından dinlenmek - Ev işlerini yönetmek - Bir beceri öğrenmek - Aileyle zaman geçirmek Bu, her saatin gelir getirmesi gerektiği anlamına gelmez. Bu, takası daha net görmeme yardımcı oluyor. Basit bir formül işe yarar: Toplam maliyet = Nakit fiyat + Harcanan zaman × Saatlik değer Sonuç bir tahmindir, bir söz değil. Amacı daha dengeli bir kararı desteklemektir. ### 3. Araştırmayı tekrarlanan aramalardan ayırın Araştırma, bir seçimi anlamama yardımcı olabilir. Tekrarlanan arama, fazla netlik sağlamadan zaman tüketebilir. Net bir araştırma limiti belirledim. Küçük bir satın alma veya hizmet için bu bir veya iki odaklı oturum olabilir. Daha büyük bir mali karar için daha fazla zamana ve profesyonel rehberliğe ihtiyacım olabilir. Her oturum sırasında belirli bilgileri ararım: - Ne için para ödüyorum? - Devam eden ücretler var mı? - Hizmeti iptal edebilir veya değiştirebilir miyim? - Hangi riskler değeri azaltabilir? - Kendi başıma idare etmek için hangi işe ihtiyacım olacak? - Hangi bilgiler eksik? Birkaç incelemeden sonra aynı sorular cevapsız kalırsa, daha fazla sayfaya göz atmaya devam etmek yerine duraklarım. ### 4. Kendi başıma yapmanın maliyetini karşılaştırın Öz yönetim doğrudan ücretleri azaltabilir, ancak aynı zamanda düzenli dikkat gerektirebilir. Çalışmayı bir ay veya yıl boyunca tahmin ediyorum. Bir hizmetin aylık ücretlerden 20$ tasarruf ettiğini ancak her ay iki saatlik manuel çalışma gerektirdiğini varsayalım. Eğer zamanım saat başına 30$ değerindeyse, bu iki saat yaklaşık 60$ zaman değerini temsil ediyor. Bu, hizmeti otomatik olarak daha iyi yapmaz. Görevden keyif alabilirim, daha fazla kontrole sahip olmak isteyebilirim veya yeterince boş zamanım olabilir. Hesaplama sadece takası gösterir. Daha düşük bir ücret her zaman daha düşük bir toplam maliyet anlamına gelmez. ### 5. Hata payı ekleyin Bazı seçimler, ayrıntılar gözden kaçırıldığında ekstra iş yaratır. Gecikmiş bir ödeme, yanlış form veya yanlış anlaşılan bir ücretin düzeltilmesi daha fazla zaman alabilir. Hataların olacağını sanmıyorum. Düzeltilmesi gerekebilecek görevler için küçük bir planlama ödeneği ekliyorum. Bu, tahminin günlük deneyime daha yakın olmasını sağlar. Örneğin, kendi kendine yönetilen bir hesap şunları gerektirebilir: - Aylık inceleme - Kayıt tutma - Vergi belgeleri - Şifre ve güvenlik kontrolleri - Destek ekipleriyle iletişim Bu görevlerden bazılarını bir sağlayıcı üstlenebilirken, bir başkası bunları bana bırakabilir. Tam maliyeti karşılaştırdığımda fark önemlidir. ### 6. Daha büyük bir taahhütte bulunmadan önce küçük bir test kullanın Mümkün olduğunda, sınırlı miktarda parayla veya kısa bir hizmet süresiyle süreci test ediyorum. Kurulum ve bakımın gerçekte ne kadar zaman aldığını kontrol ediyorum. Bir örnek: Serbest çalışan bir tasarımcı iki muhasebe aracı arasında seçim yapar. Birinin aylık ücreti daha düşük, ancak kayıtları içe aktarmak ve rapor hazırlamak her ay fazladan üç saat kadar sürüyor. Tasarımcı, iş yükünü takip ettikten sonra, daha düşük abonelik fiyatının kendi durumu için daha düşük bir toplam maliyet yaratmadığını görüyor. Bu tür bir test gelecekteki getirileri tahmin etmez. Seçeneğin programıma ve çalışma alışkanlıklarıma nasıl uyduğunu gösterir. ### 7. Kararın gözden geçirilmesini kolay tutun Aşağıdakileri içeren kısa bir kayıt kaydederim: - Nakit maliyeti - Tahmini zaman maliyeti - Devam eden görevler - Ana riskler - İptal koşulları - Gelecekteki bir incelemenin tarihi Hafızaya güvenmekten kaçınırım. Açık bir not, aynı araştırmayı tekrarlamadan seçimi gözden geçirmeme yardımcı olur. Yatırım yapmadan önce fiyattan fazlasını bilmek isterim. Gereken zamanı, yönetmem gereken işi ve daha sonra ortaya çıkabilecek maliyetleri anlamak istiyorum. Kaybedilen zaman her zaman makbuzda görülmez. Kısa süreli bir denetim bunu ortaya çıkarabilir, ona makul bir değer verebilir ve seçenekleri daha az tahminle karşılaştırmama yardımcı olabilir. Amaç her ücretten kaçınmak veya en ucuz yolu seçmek değildir. Amaç anlayabileceğim ve yönetebileceğim bir maliyet seçmektir.

Birçok işletme satın alma fiyatına odaklanır ve ardından gelen maliyeti göz ardı eder. Bir makine bütçeye uygun olabilir. Bir yazılım planı uygun fiyatlı görünebilir. Yeni bir tedarikçi daha düşük bir oran sunabilir. Ancak asıl masraf, yavaş çalışma, tekrarlanan görevler, sistem hataları, personel eğitimi, kaçırılan siparişler ve müşteri şikayetleri nedeniyle daha sonra ortaya çıkabilir. Verimsiz çalışma nedeniyle her gün para kaybeden şirketlerin haftalarca fiyatları karşılaştırdığını gördüm. Düşük teklifin ölçülmesi kolaydı. Gizli maliyet değildi. ### Faturadaki fiyat, maliyetin yalnızca bir kısmıdır. Küçük bir deponun iki sipariş yönetimi sistemi arasında seçim yaptığını hayal edin. Sistem A'nın maliyeti 8.000 dolardır ve çalışanların sipariş ayrıntılarını elle girmelerini gerektirir. Sistem B'nin maliyeti 12.000 dolardır ve şirketin satış ve nakliye araçlarına bağlanır. İlk bakışta Sistem A daha ucuz görünüyor. Her manuel sipariş fazladan üç dakika sürerse maliyet hızla değişir. Günde 300 siparişle: - 900 dakika ekstra veri girişi için harcanır - Çalışanlar her gün 15 saat kaybeder - Nakliye gecikmeleri olasılığı artar - Yöneticiler hataları kontrol etmek için daha fazla zaman harcar - Müşteriler geç siparişler için destek birimiyle iletişime geçebilir Sistemler arasındaki 4.000 $'lık fark, daha ucuz seçeneğin yarattığı işçilik ve hizmet maliyetlerinden daha küçük olabilir. Bu, yüksek fiyatlı ürünün her zaman doğru seçim olduğu anlamına gelmez. Bu, fiyatın, ürünün yarattığı veya ortadan kaldırdığı işin yanında değerlendirilmesi gerektiği anlamına gelir. ### Bir satın alma işlemi yapmadan önce dört maliyete bakarım #### 1. Satın alma maliyeti Bu, teklifte veya faturada gösterilen tutardır. Şunları kontrol ediyorum: - Ürün fiyatı - Kurulum ücretleri - Abonelik ücretleri - Teslimat masrafları - Sözleşme şartları - Yenileme koşulları - Gerekli aksesuarlar Bu bana tam cevabı değil, başlangıç ​​noktasını veriyor. #### 2. İşletme maliyeti Bir ürün personel zamanına, bakıma, eğitime, depolamaya veya teknik desteğe ihtiyaç duyabilir. Ben soruyorum: - Ekip onu kaç saat kullanacak? - Birisinin sistemi her gün yönetmesi mi gerekiyor? - Çalışanların ücretli eğitime ihtiyacı olacak mı? - Güncellemeler veya onarımlar dahil mi? - Ürün mevcut araçlarla çalışıyor mu? Her hafta beş saat manuel çalışma gerektiren düşük maliyetli bir alet, bu işi bir saate indiren daha yüksek fiyatlı bir aletten daha pahalı olabilir. #### 3. Hatanın maliyeti Tekrarlanan hatalara çok dikkat ederim. Küçük bir hata aşağıdakilere yol açabilir: - Yeniden işleme - Geri ödemeler - Gecikmiş teslimat - Yanlış raporlar - Müşteri güveninin kaybolması - Ekipler arasında fazladan çağrılar Verilerin çeşitli sistemler arasında kopyalanmasına dayanan bir süreç, hatalara daha fazla yer açar. Otomasyon bu riski azaltabilir ancak satın almadan önce test edilmelidir. Şirketin iş akışına uymayan bir sistem yeni sorunlar yaratabilir. #### 4. Gecikme maliyeti Zamanın bir iş maliyeti vardır. Onay üç saat yerine üç gün sürdüğünde satış ekibi müşteri talebini kaçırabilir. Bir rapor manuel çalışma gerektirdiğinde yöneticiler eski verilerle karar verebilir. Bir makine sık sık durduğunda üretim programları plandan uzaklaşır. Gecikmeyi, insanlar beklerken işletmenin neleri yapamayacağını sorarak ölçerim. ### Seçenekleri karşılaştırmanın pratik bir yolu Basit bir hesaplama kullanıyorum: Toplam maliyet = satın alma fiyatı + işletme maliyeti + hata maliyeti + gecikme maliyeti Sayıların mükemmel olması gerekmez. Makul bir tahmin, yalnızca en düşük teklife dayalı bir karardan daha faydalıdır. Bir şirket 12 aylık bir süre boyunca iki seçeneği karşılaştırabilir: | Maliyet alanı | Seçenek A | Seçenek B | |---|---:|---:| | Satın Al | 8.000$ | 12.000$ | | Personel zamanı | 18.000$ | 7.000$ | | Hata düzeltme | 5.000$ | 2.000$ | | Destek ve bakım | 3.000$ | 4.000$ | | Tahmini yıllık maliyet | 34.000$ | 25.000$ | B seçeneğinin başlangıçta maliyeti daha yüksektir, ancak tahmini yıllık maliyet daha düşüktür. Rakamlar değiştikçe sonuç da değişebiliyor, bu yüzden tabloyu bir vaatten ziyade bir karar aracı olarak görüyorum. ### Satın almayı onaylamadan önce iş akışını test ediyorum Bir ürün tanıtımı genellikle en sorunsuz yolu gösterir. Günlük işler nadiren bu kadar basittir. Tedarikçiden aşağıdaki gibi görevleri göstermesini rica ediyorum: - Yeni sipariş oluşturma - Müşteri detayını düzeltme - İadeyi yönetme - Raporu dışa aktarma - Mevcut yazılımla bağlantı kurma - Bir hatadan kurtarma - Farklı çalışanlara erişim sağlama Her gün ürünü kullanacak kişileri davet ediyorum. Bir yönetici raporu beğenebilir, bir çalışan ise her siparişin ekstra tıklama gerektirdiğini fark edebilir. Her iki görüş de önemlidir. Kısa bir deneme, uzun bir satış sunumundan daha fazlasını ortaya çıkarabilir. Test sırasında zamanı, hataları, destek sorularını ve personel geri bildirimlerini takip ediyorum. En ucuz satın alma her zaman en düşük maliyetli karar değildir. Daha iyi seçim, iş akışına uyan, tekrarlanan çalışmayı sınırlayan ve ekibe bunu iyi bir şekilde kullanması için yeterli kontrolü veren seçimdir. Bir seçeneği karşılaştırdığımda yalnızca "Bunu satın almanın maliyeti nedir?" diye sormuyorum. "Biz satın aldıktan sonra bunun işletmeye her hafta maliyeti ne olacak?" diye soruyorum. Bu soru gizli verimsizliği ortaya çıkarıyor. Nakit paramı korumama, boşa harcanan çabayı azaltmama ve teklifte belirtilen rakam yerine kararın tam maliyetine göre seçim yapmama yardımcı oluyor. Bu makalenin içeriğiyle ilgili sorularınız için lütfen Zeng ile iletişime geçin: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

Peter F Drucker (2007) 21. Yüzyılda Yönetim Zorlukları Robert S Kaplan ve David P Norton (2004) Strateji Haritaları Maddi Olmayan Varlıkları Somut Sonuçlara Dönüştürmek Michael E Porter (1985) Rekabet Avantajı Üstün Performans Yaratmak ve Sürdürmek Gene Kim Kevin Behr ve George Spafford (2013) Phoenix Projesi BT DevOps Hakkında Bir Roman ve İşletmenizin Kazanmasına Yardımcı Olmak Thomas C Redman (2013) Verileri Veri Kültürü Yaratmaya Dayalı Proje Yönetimi Enstitüsü (2021) Proje Yönetimi Bilgi Birimi Kılavuzu PMBOK Kılavuzu Yedinci Baskı