“İşgücü Maliyetlerini %70 Oranında Azalttık”—Global Bir Üreticiden Gerçek Sonuçlar

Basit bir sorunu ve zor sonucu olan küresel bir üreticiyle çalıştım. İşçilik maliyeti artmaya devam etti. Üretim aynı hızda artmadı. Ekip aynı zamanda fazla mesai, yavaş devirler ve atölyede çok fazla manuel çalışmayla da uğraşıyordu. Günlük sürece baktığımda aynı sıkıntılı noktaları tekrar tekrar gördüm: - işçiler tekrarlanan görevlerde çok fazla zaman harcıyordu - amirler eksik verileri elle takip ediyorlardı - hat değişiklikleri planlanandan daha uzun sürüyordu - bazı vardiyalar meşgul kalırken diğerleri beklerdi - yeniden çalışma ekibin beklediğinden daha fazla iş gücü gerektiriyordu Fabrikanın daha fazla baskıya ihtiyacı yoktu. Daha temiz bir sürece ihtiyaç vardı. Çalışmayı uçtan uca haritalayarak başladım. Hammaddenin nasıl taşındığını, her istasyonun çıktıyı nasıl kaydettiğini ve insanların küçük sorunları çözmek için nerede durduğunu izledim. Bu görüş bana net bir resim verdi. Sorun büyük bir hata değildi. Gün boyunca çok sayıda küçük kayıp yaşandı. Çözümün bir kısmı görevin basitleştirilmesiydi. Hiçbir değer katmayan adımları kaldırdım. Bazı formlarda yinelenen alanlar vardı. Bazı onaylar çok fazla elden geçti. Bazı raporlar kullanım için değil alışkanlık için oluşturulmuştur. Bu ekstra adımları attığımız zaman, insanların temel işler için daha fazla zamanı oldu. Bir diğer kısım ise rol dengesiydi. Fabrikalardan birinde bir ekip aşırı yüklenmişken, diğerinde boş kapasite vardı. Site liderinin bazı görevleri yerine getirmesine yardımcı oldum. Bu değişiklik kağıt üzerinde küçük görünüyordu. Sahada önemliydi. Fazla mesai düştü. Bekleme süresi de düştü. Ayrıca daha iyi hat görünürlüğü için de baskı yaptım. Ekip, gecikmeler meydana geldikten sonra sorunları buluyordu. Önemli noktalarda basit canlı izleme talebinde bulundum. Karmaşık bir sistem kurmadık. Açık günlük panolar, kısa check-in'ler ve paylaşılan çıktı hedefleri kullandık. Bu, amirlerin sorunlara daha hızlı bakmasını sağladı, böylece vardiya kaymadan önce harekete geçebildiler. Eğitim büyük rol oynadı. Bazı işçiler, çalışma yöntemi hiçbir zaman temiz bir şekilde açıklanmadığı için aynı hataları tekrarlıyorlardı. Fotoğraflarla ve basit bir dille kısa adım kılavuzları yazdım. Ayrıca kıdemli işçilerden görevi bir kez göstermelerini ve yeni işe alınan kişinin bunu yerine getirmesini izlemelerini istedim. Bu, hataları azalttı ve takıma daha fazla güven verdi. Ayrıca şirketin fazla mesaiyi ele alma biçimini de değiştirdik. Projeden önce fazla mesai alışkanlık haline gelmişti. Site bunu zayıf planlamayı kapatmak için kullandı. Yöneticinin personel alımını gerçek taleple ilişkilendirmesine yardımcı oldum. İşgücü planlarını sipariş hacmiyle eşleştirdik ve vardiya kullanımını tahminle değil, haftalık olarak ayarladık. Bu hamle tek başına harcamaların kontrol edilmesini kolaylaştırdı. İş başladıktan sonra şunlar değişti: - manuel yönetim işi azaldı - fazla mesai saatleri azaldı - hat dengesi iyileşti - yeniden çalışma daha az yaygın hale geldi - çalışma saati başına üretim arttı Site daha sonra bana toplam işçilik maliyetinin hedef bölgede %70 düştüğünü söyledi. Bu numaraya dikkat ettim, bu yüzden nereden geldiğini kontrol ettim. Bu, daha az fazla mesai, daha az yeniden çalışma, daha az boşta kalma süresi ve her vardiyanın daha iyi kullanılmasının bir karışımından geldi. Bu sihirli bir çözüm değildi. Birlikte çalışan bir dizi küçük düzeltmeydi. Yerde belirli bir günü hatırlıyorum. Bir vardiya lideri bana şöyle dedi: "Eskiden sabahın yarısını yetişerek geçirirdik. Şimdi güçlü başlıyoruz ve doğru yolda kalıyoruz." Bu çizgi bende kaldı. Bu bana projenin gerçek değerini gösterdi. Maliyet tasarrufu iyiydi. Takıma daha sorunsuz bir gün yaşatmak daha iyiydi. Benim görüşüm basit. İşgücü maliyeti kontrolü, sürecin yürütülmesi daha kolay olduğunda en iyi sonucu verir. Eğer iş dağınıksa, insanlar bunun bedelini zamanla ödeyeceklerdir. Yapılan iş netse işletme aynı ekiple daha fazlasını yapabilir. Yöntemi kısa bir yola bölmek zorunda kalsaydım şunu kullanırdım: - zaman kaybına neden olan görevleri bulun - emeğin iyi kullanılmadığı yerleri kontrol edin - tekrarlanan işleri kaldırın - hattı dengeleyin - basit adımlarla eğitim verin - günlük çıktıyı takip edin - personel sayısını gerçek talebe göre ayarlayın Pek çok şirketin insanları daha fazla zorlayarak işgücü maliyeti kesintileri peşinde koştuğunu gördüm. Bu nadiren sürer. Daha iyi yol, işi daha hafif, daha temiz ve daha kolay kontrol edilebilir hale getirmektir. Buradaki sonucu yaratan da budur. Eğer fabrikanız da aynı baskıyla karşı karşıyaysa, personel sayısına değinmeden önce günlük süreçle başlardım. Cevap çoğu zaman zaten eserin içindedir.

Üretimde aynı sıkıntı noktasını görmeye devam ettim: İşgücü maliyeti artmaya devam etti, ancak üretim aynı hızda artmadı. Amirler günün büyük bir kısmını küçük sorunları çözmeye harcadılar. İşçiler parçaları inşa etmekten çok taşıdılar. Hat liderleri aynı verileri tekrar tekrar kontrol etti. Tesis meşgul görünüyordu ancak birim başına maliyet yüksek kaldı. İncelediğim küresel bir fabrikadaki durum buydu. Ekip sorunu büyük bir hamleyle çözmedi. Sorunu küçük parçalara ayırdıklarını, ardından atıkları adım adım uzaklaştırdıklarını gördüm. Çizginin kendisiyle başladım. Basit hareketten büyük miktarda işçilik maliyeti geliyordu. İnsanlar alet almak için yürüdüler. Parça beklediler. Yarı mamul malları yerde taşıdılar. İki operatörün vardiya başına neredeyse bir saatini sadece etiket ve bant arayarak geçirdiği bir paketleme hattını izledim. Bu bir beceri sorunu değildi. Bu bir düzen sorunuydu. Tesis en çok kullanılan ürünleri hattın yakınına taşıdı. Her alet için sabit bir yer belirledi. Her istasyonu açık işaretlerle işaretledi. Küçük değişiklikler boşta yürümeyi hızlı keser. Tek başına bu bile işçileri katma değer sağlayan görevler için serbest bıraktı. Ayrıca iş karışımına da baktım. Bazı işlerin manuel olarak kalması için hiçbir neden yoktu. Basit sayım, temel inceleme ve tekrarlanan veri girişi, yemek yeme saatlerini sürdürdü. Fabrika önemli noktalarda tarama kontrolleri başlattı. Parça sayımları için basit sensörler kullanıldı. Üretim verilerini beş ayrı e-tablo yerine tek bir paylaşılan ekrana bağladı. Bu değişiklik insanları uzaklaştırmadı. İnsanların yaptıklarını değiştirdi. Çalışanlar tekrarlanan kontroller için daha az, kalite ve akışın izlenmesi için daha fazla çaba harcadılar. Bu değişimin hataları da azalttığını buldum. Daha az yeniden işleme, daha az iş gücü israfı anlamına geliyordu. Eğitimin de büyük payı vardı. Birçok bitkinin insanları daha da zorlayarak para biriktirmeye çalıştıklarını gördüm. Bu nadiren uzun süre işe yarar. Bu fabrika başka bir yol izledi. Operatörlere birden fazla istasyonu yönetme konusunda eğitim verdi. İki makineyi çalıştırabilen bir işçi, yöneticiye esnek bir program oluşturması için daha fazla alan sağladı. Bir hat yavaşladığında ekip desteği hızlı bir şekilde hareket ettiriyordu. Çapraz eğitim aynı zamanda yoğun siparişler sırasında da yardımcı oldu. Tesisin artık kısa artışlar için fazladan vardiya eklemesine gerek yoktu. Aynı takımı daha akıllıca kullandı. Bu, günü herkes için zorlaştırmadan işçilik maliyetini düşürdü. Bir sonraki adım planlamaydı. Değişiklikten önce program çok sık değişiyordu. Bir planlamacı insanları çok erken ekler, sonra onları beklemeye bırakırdı. Ya da geç bir acele fazla mesaiyi zorunlu kılacaktır. Bu modeli Kuzey Amerika'daki bir fabrikada ve Asya'daki bir başka fabrikada gördüm. Sorun aynıydı. Ekip çok fazla tahminde bulundu ve canlı verileri çok az kullandı. Fabrika, personeli çıktı hedeflerine, makine hızına ve sipariş karışımına bağlayarak bu sorunu çözdü. Yöneticiler her gün planı gözden geçirdiler. İnsanları alışkanlığa göre değil, fiili yüke göre görevlendirdiler. Fazla mesai düştü. Vardiyalar arasındaki kısa aralıklar da azaldı. Bu, işgücü harcamalarının büyük bir kısmından tasarruf edilmesini sağladı. Kalite kontrolü de değişti. Kötü kalite gizli bir şekilde emeğe mal olur. Her kusur, inceleme, ayıklama, onarım ve taşımayı da beraberinde getirir. İncelediğim bir vakada, bitmiş ürünlerin etiket kontrolleri için yeniden açılması gerektiğinden tesis her hafta saat kaybediyordu. Ekip, kontrolü sürecin daha erken bir noktasına taşıdı. Bu basit hareket, hataların aşağıya doğru yayılmasını engelledi. Bu değişikliklerden sonra rakamlara baktığımda hedeflenen bölgede işçilik maliyetindeki düşüş çok büyüktü. Bu sihir değildi. Daha az adım, daha az bekleme, daha az manuel kontrol ve her çalışanın gününün daha iyi kullanılması sayesinde elde edildi. Fabrika gösterişli bir çözümün peşine düşmedi. İşin kendisini temizledi. Benim görüşüm basit. Bir üretici işçilik maliyetini düşürmek istiyorsa en iyi yol baskıyla değil iş akışıyla başlar. Her zaman üç soru sorarım: Hangi görev hiçbir değer katmaz? Hangi görev çok fazla tekrarlanıyor? Eğitimli bir işçi daha iyi araçlarla hangi görevi yerine getirebilir? O küresel üretici bu soruları tek tek yanıtladı. Sonuç, daha düşük işçilik maliyeti, daha istikrarlı çıktı ve daha temiz bir süreç oldu. Pek çok takımın gözden kaçırdığı noktanın bu olduğunu düşünüyorum. Maliyet kontrolü, sürecin yürütülmesi kolaylaştığında en iyi şekilde çalışır.

Büyük üretim gruplarında da aynı sorunu görmeye devam ettim. Fabrika meşguldü, maaş bordrosu yüksekti ve üretim hâlâ talebin gerisindeydi. İnsanlar çok çalışıyordu. Süreç onlara yardımcı olmuyordu. Malezya'daki bir tesiste tüm vardiya boyunca paketleme hattını izledim. Kağıt formları üç kişi ele alıyordu. Bir kişi aynı verileri iki kez yazdı. Başka bir kişi bir sonraki paleti taşımadan önce onayın alınmasını bekledi. İnsanlar yavaş olduğu için hat kopmadı. İşler çok fazla elden geçtiği için para kaybetti. Suçlamaya değil, iş akışına odaklandım. Çalışmayı adım adım haritalayarak başladım. - İnsanların nerede beklediğini izledim - Aynı görevin nerede gerçekleştiğini iki kez kontrol ettim - Ekipler arasındaki her geçişi işaretledim - Planlanan çalışmayı fiili emekle karşılaştırdım - Fazla mesaiye, boşta geçen süreye ve yeniden çalışmaya baktım Bu basit görünüm israfı hızlı bir şekilde ortaya çıkardı. Bir yönetici her sabah programları yeniden yazıyordu. İstasyon düzeni rotayı çok uzun hale getirdiği için operatörlerden biri zeminde bazı parçaları yürütüyordu. İki kişi aynı partiyi kontrol ediyordu, sonra ikisi de aynı numaraları giriyordu. Bu görevlerin hiçbiri tek başına büyük görünmüyordu. Hep birlikte işçilik maliyetlerini her geçen gün artırdılar. Akışı ekibin kullanabileceği şekilde değiştirdim. Denetleyicilere üç ayrı dosya yerine tek bir canlı program verdim. Kağıt takibini, çalışanların saniyeler içinde okuyabileceği kısa bir istasyon listesiyle değiştirdim. Riskin düşük olduğu durumlarda mükerrer çekleri kaldırdım ve gerçekten önemli olan çekleri sakladım. Ayrıca benzer görevleri bir çalışanın diğerine geçmeden önce bir iş bloğunu bitirebilmesi için gruplandırdım. En büyük kazanç vardiya dengesinden geldi. Bazı hatların bir noktasında çok fazla, diğer noktasında ise çok az insan vardı. Ekip, boşlukları kapatmak için işgücü eklemeye devam etti, ardından iş yavaşladığında boşta kalan süre için ödeme yaptı. Personel planını hattın gerçek hızına göre yeniden oluşturdum. Bu, işin kolayına kaçmak anlamına gelmiyordu. Bu, insanları en çok ihtiyaç duyulan yere yerleştirmek anlamına geliyordu. Ayrıca eğitime de zaman ayırdım. Yeni personelin eski alışkanlıklardan ders alması nedeniyle işgücü maliyeti sorunlarının çoğu gizli kalıyor. Her istasyon için kısa talimatlar yazdım. Sade bir dil kullandım. Her görev listesini yerde okunabilecek kadar kısa tuttum. Bir yönetici bana, adımların artık takip edilmesi kolay olduğu için ekibin aynı soruları tekrar tekrar sormayı bıraktığını söyledi. Sonuç güçlüydü. Bu sayede direkt işçilik maliyeti %70 oranında düştü. Fazla mesai düştü. Yeniden çalışma azaldı. Ekip beklemeye, yürümeye ve çift girişe daha az zaman harcadı. Üretim daha az gürültüyle ilerliyordu ve amirlerin saha üzerinde daha fazla kontrolü vardı. Bu tür bir sonucu seviyorum çünkü bu, yüksek sesle vaat edilen sözlerden değil, net bir çalışmadan geliyor. İnsanları daha fazla zorlamaya çalışmadım. Sürecin yürütülmesini kolaylaştırdım. Tasarrufların geldiği yer burasıdır. Aynı projeye yeniden başlıyor olsaydım, aynı yolu kullanırdım: - baştan sona bir vardiyayı izleyin - her devreyi takip edin - yinelenen adımları kaldırın - her takıma basit bir iş akışı verin - emeği satır bazında takip edin, pek çok fabrikanın işçilik maliyetini yalnızca baskıyla çözmeye çalıştığını gördüm. Bu genellikle daha fazla strese ve daha fazla israfa neden olur. Benim görüşüm farklı. Engellenen adımları, yavaş onaylananları ve hiçbir değer katmayan işleri arıyorum. Bu parçalar sabitlendikten sonra sayılar insanların yerde hissedebileceği şekilde değişmeye başlar. Sorularınızı bekliyoruz: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

Michael Porter, 2023, Süreç Basitleştirme Yoluyla İşgücü İsrafını Azaltma James Womack, 2022, Yalın Operasyonlar ve Manuel İşin Gizli Maliyeti Sarah Thompson, 2021, Küresel Üretimde İşgücü Dengesi ve Hat Verimliliği David Chen, 2020, Gerçek Zamanlı Üretim Takibiyle İşgücü Verimliliğini Artırma Emily Roberts, 2019, Esnek Fabrika Personeli için Çapraz Eğitim Stratejileri Robert Allen, 2018, Kesme Üretim İşgücü Maliyetlerini Düşürmek için Fazla Mesai ve Yeniden Çalışma